Alle reden über Prozesse – Doch kaum einer beschäftigt sich wirklich damit!

Ein Prozess ist eine definierte Abfolge von Aktivitäten/Aufgaben, die zu einem gewünschten Ergebnis führen soll. Wenn man sich diese einfache Definition genauer anschaut, dann besteht quasi unser gesamtes Leben aus Prozessen.

Es beginnt schon morgens beim „Zähne putzen“ oder beim „Kaffee machen“. Schaut man sich diese beiden Prozesse genau an, stellt man fest, dass „Zähne putzen“ einfacher ist als „Kaffee machen“. Den "Zahnputzprozess" kann man relativ schlank beschreiben: Zahnbürste nehmen – Zahnpasta drauf – Zähne putzen – Mund ausspülen = Zähne geputzt und frischer Atem. Beim "Kaffeemachprozess" wird es schon etwas komplizierter, weil man da höchstwahrscheinlich noch Entscheidungen treffen muss. Will ich lieber stark oder mild? Will ich heute lieber normalen Kaffee oder doch Latte? Handelt es sich um einen Vollautomaten oder wird noch von Hand aufgebrüht? So ein Stress am Morgen, aber am Ende hilft uns die Routine und unser persönlicher Geschmack bei der Entscheidungsfindung. Welch ein Glück!

Es wird schnell klar, Prozesse sind überall und begleiten uns jeden Tag. Genauso ist es im Berufsleben. Sei es die Neukundenakquise, die Rechnungsschreibung oder die Archivierung, alles ist prozessorientiert und prozessgetrieben. Viele Aufgaben erledigen wir auch hier routiniert und aus dem EffEff, da macht uns keiner was vor! Doch Vorsicht, es lauern Fallstricke! Der neu gewechselte Kollege aus der anderen Abteilung stellt sich "dumm" beim Rechnungsschreiben an und kennt sich so gar nicht mit den bereichsinternen Abläufen aus. Die Kollegin aus der anderen Abteilung legt Dokumente anders ab als wir hier, wie soll man da bloß was wieder finden? Und unser neues CRM-System funktioniert nur suboptimal, weil dem "dummen" und "leeren" CRM keiner die standardisierten Schritte zur Dokumentation der Akquisetätigkeiten beigebracht hat. Ja, so kann es gehen – so einfach ist es manchmal dann doch nicht mit diesen Prozessen.

Also, redet nicht nur über Eure Prozesse und über nötige Prozessoptimierungen, sondern packt es an! Lernt die Prozesse kennen, stimmt Euch untereinander ab, überlegt was Ihr besser machen könnt und vor allem: Bezieht alle Betroffenen mit ein. Nur so werdet Ihr auf Dauer erfolgreich und nur so könnt Ihr der Digitalisierung erfolgreich begegnen. Denn am Ende werden immer Prozesse digitalisiert! Und wenn Ihr alleine nicht weiter kommt?! Wir sind ja da, versprochen!