Herausforderung hybrides Büro - das Büro der Zukunft

Wie bereits im letzten Teil des Beitrags „Herausforderungen hybrides Büro – Rebonding im Stadtwerk“ aufgeführt verändert sich der Büroalltag. Nicht nur, dass das Homeoffice fester Bestandteil des Arbeitsalltags geworden ist, auch zunehmende Digitalisierung und damit verbundene Komplexität der Arbeitswelt verändert die Anforderungen an den Arbeitsplatz.

Zudem hat es sich durchgesetzt, dass es viele Tätigkeiten im Arbeitsalltag gibt, für die der Schreibtisch oder Besprechungsraum nicht der perfekte Arbeitsort sind.

Hinzu kommt, Arbeiten darf heute anders aussehen als noch vor ein paar Jahren. Das hängt auch damit zusammen, dass sich viele Versorgungsunternehmen inzwischen damit befasst haben, dass ein Arbeitstag aus vielen verschiedenen Tätigkeiten besteht. Jede Tätigkeit bringt andere Anforderungen mit sich. Während in der Bearbeitung von Marktkommunikationsprozessen ggf. mehr Ruhe und Konzentration benötigt wird, der eigene Schreibtisch also ideal erscheint, ist dieser z.B. für Produktentwicklungsmeetings nicht notwendig. Auch muss der Mitarbeiter*in für die Prüfung eines Abrechnungslaufes nicht vor Ort sein, um den Kundenservice zu betreuen schon eher. Der Arbeitsalltag verändert sich ständig, aber weder Führungskräfte noch Mitarbeiter*innen haben Zeit zum Nachdenken oder der ungestörten Arbeit.

Wie Sie merken wirken unterschiedliche Einflussfaktoren und wie leider so oft, gibt es kein allgemeingültiges Rezept. Vielmehr steht auch hier die Kultur des EVU im Vordergrund und gibt mögliche Umsetzungsoptionen vor. Gerade vor dem enormen Wandel in der Führungs- und Kommunikationskultur von Energieversorgern wird das Büro der Zukunft immer öfter präsent.

Entgegen des starken Digitalisierungstrends stellen wir in unseren Projekten mehr denn je den Bedarf und Wunsch des „Anlogen“ fest. Mitarbeiter*innen müssen einen Ort haben, an dem sie zusammenkommen können, sich austauschen können und „analog“ miteinander arbeiten können. Das gilt vor allem für Prozesse, die wenig digitalisiert sind, einen hohen Austausch bzw. Kommunikation und Abstimmung erfordern oder dem Mitarbeiter*innen Kreativität abverlangen.

Nicht zu unterschätzen: in vielen EVUs ist das Büro nach wie vor ein Heimathafen. Ein Ort der Identität gibt, der die Kultur und das Miteinander prägt. Ein Ort an dem Mitarbeiter*innen wissen: hier ist meine Arbeit, hier sind meine Kollegen*innen, hier gehöre ich hin!

Was also tun?

Bevor Sie sich dem Thema des Hybriden Büros widmen, hinterfragen Sie die Anforderungen der einzelnen Prozesse in den unterschiedlichen Organisationseinheiten sowie ihre Führungskultur. Gelten Anwesenheit und Erreichbarkeit bei Ihnen noch als maßgebend? Definiert das Büro den Status ihres Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin?

Ein weiteres wichtiges Thema im Rahmen der Gestaltung von Arbeitsräumen ist es also am Mindset bzw. der Führungskultur zu arbeiten. Dem Thema wollen wir uns heute nicht widmen.

Im Zusammenhang mit der Einführung moderner Arbeitsweisen und -welten entstehen viele verschiedene Konzepte und Räumlichkeiten. Immer im Fokus: Orte des Zusammenkommens und der Kollaboration. Mitarbeiter*innen müssen zusammenkommen und miteinander arbeiten können. Vor allem um die emotionalen und sozialen Bedürfnisse zu erfüllen. Für die Kultur des Unternehmens und das Teamgefüge, ist es das Zusammenkommen und im Austausch bleiben von zentraler Bedeutung. Aber welche Chancen bieten sich gerade? Wie können Sie – als Chef oder Chefin, als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin – den Weg in die neue Arbeitswelt unterstützen und sich auf den Weg machen den nächsten Schritt zu gehen.

In unterschiedlichen Diskussionen sind folgende Ideen entstanden (und in Teilen bereits zum Leben erweckt):

• Orte/Räume für das gemeinsame kreative Arbeiten: Kreativraum, Innovation Space oder Kreativlabor
• Orte/ Räume für die Einzelarbeit: Fokusraum, Gedankenbox
• Ideen für den kurfristigen Austausch: Think-Spaces, Cubes, Sitzecken, Coffeelounge
• Weg von „meins“: Desksharing

Hört sich ziemlich nach Start-up an und nicht vorstellbar in einem Versorgungsunternehmen? Die Ideen bzw. Lösungen finden Sie bereits in deutschen EVUs wieder.

Starten Sie also, denn das hybride Konzept und neugestaltete Büro bzw. der Arbeitsplatz kann ihr Tüpfelchen auf dem I sein, wenn es um die Gewinnung neuer Fachkräfte geht.

Stellen Sie gemeinsam mit Ihrem Team folgende Überlegungen an, um zu entscheiden, wie viele Präsenztage im Büro nötig sind bzw. für welche Arbeiten sich welcher Arbeitsplatz eignet:

• Welche Prozesse, Aufgaben und Themen können aus dem Homeoffice bearbeitet werden?
• Für welche Themen und Aufgaben ist es bindend, dass Sie als Team zusammenkommen?
• In welcher Arbeitsform – Home Office oder Büro – arbeiten Sie besonders effektiv bzw. benötigen die entsprechende Ruhe für konzentrierte Arbeit?
• Wo schaffen wir eher kreative Ergebnisse und benötigen den Austausch?
• Muss immer das gesamte Team zusammenkommen, um bestimmte Aufgaben zu besprechen?  Wann wäre ein Austausch in Kleingruppen produktiver?
• An welchen Stellen erleben Sie es als positiv, dass sie vor Ort zusammenarbeiten? Was motiviert das Team, ins Büro zu kommen? Wann arbeiten einzelne Mitarbeiter*innen bevorzugt zu Hause

Auch sollten Sie berücksichtigen, wo können Mitarbeiter*innen sich eigenständig Prozesswissen bzw. Unterstützung holen? Stellen Sie sicher, dass keine Aufgaben oder Prozesse vergessen werden. Um die aufgeführten Fragen zu beantworten, starten Sie also mit der Aufnahme aller Prozesse, Aufgaben und Tätigkeiten und halten diese als Auflistung fest. Das ist eine gute Basis, um festzustellen, wie wenig Sie als Führungskraft heute über Präsenzkontrolle arbeiten müssen!

Trauen Sie sich – wenn auch in kleineren Schritten – neue Dinge auszuprobieren und neue Erfahrungen zu machen! Wie heißt es so schön; in der Komfortzone ist noch niemand dauerhaft erfolgreich geworden bzw. geblieben! Gerne gehen wir die Schritte auch gemeinsam.