Stürmische Zeiten als Führungskraft - worauf es ankommt!

Digitale Transformationen, Lockdows, wirtschaftliche Turbulenzen, der Ukrainekrieg und nun die stark steigenden Energiekosten fordern die Mitarbeiter:innen und Führungskräfte gerade ziemlich heraus. Nicht zu vergessen; die zunehmende Komplexität in Prozessen und Kommunikation. Die vergangenen Monate haben uns gezeigt, dass das Prinzip „Erst planen, dann umsetzen“ nicht mehr funktioniert. Und gerade diese fehlende Planbarkeit ist – so stellen wir in Projekten auch heute noch fest – eine der größten Herausforderungen für uns Menschen.

Aber „Hand aufs Herz“, gerade in der aktuellen Situation kommen zudem die Versäumnisse der letzten Monate ans Licht. Viele Projekte wurden auf Eis gelegt, Digitalisierungen und Optimierungen verschoben, Mitarbeiter:innen wurden weniger gut eingearbeitet und die Bindung zwischen Führungskraft und Team wird oftmals nicht mehr als eng wahrgenommen. Wie können also Führungskräfte ihre Teams bzw. einzelne Mitarbeiter:innen in der aktuellen Situation unterstützen, die Anforderungen der Zeit bewältigen, gleichzeitig innovativ sein, Optimierungen vorantreiben oder Engpässe bewältigen und bleiben dabei agil, motiviert und gesund?

Auch wenn wir aus der Mitarbeiter:innen-Brille auf die Situation schauen, gerade jetzt erwarten wir doch Orientierung, Halt und Unterstützung. Denn jede Krise – individuell gefühlt oder allgemein wahrgenommen – verursacht Stress, und Stress wirkt sich negativ auf unsere Arbeitsfähigkeit aus.

Besonders sind Versorgungsunternehmen im Fokus der Kunden. Alles und Jeder befasst sich mit seinen Energiekosten und wer nicht aktiv auf den Versorger zugegangen wäre, der wurde mehr oder minder gezwungen. Fast jeden Tag gibt es neue Informationen und Themen in den Nachrichten. Entsprechend hoch ist die aktuelle Kundenkontaktquote und Notwendigkeit zu reagieren. Aber auch auf die nachgelagerten Prozesse – nach der Abrechnung – schauen sowohl Kunden als auch Mitarbeiter:innen heute schon mit Sorge. Wie die Situation sich in den kommenden Wochen und Monaten entwickelt, können wir heute nur erahnen. Einen festen Plan können wir also nicht ableiten, eine gewissen Flexibilität muss sichergestellt werden. Dennoch kann es hilfreich sein, sich schon jetzt mit einem Notfallplan zu befassen. Im Fokus stehen dabei vor allem:

• Welche Prozesse (Entscheidungsfindungen/ Lösungswege/etc.) müssen angepasst, eingerichtet oder verkürzt werden?
• Welche Qualifikationen und Kenntnisse sind im Team sicherzustellen?
• Welche Rollen und Personen haben sich als besonne Krisenhelfer herausgestellt?

Auch wenn Sie einen solchen Plan als übertrieben ansehen, in unsicheren Zeiten kann es Mitarbeiter:innen helfen sich in einer unbekannten Situation sicherer zu fühlen und somit Handlungsfähig zu bleiben. Auch Ihnen als Führungskraft kann es helfen, denn sie sitzen alle in einem Boot und es kommt auf jede helfende Hand an. Der Vorbereitungseffekt wirkt sich positiv auf den Zusammenhalt im Team aus, auch wenn agil auf einzelne Situationen reagiert werden muss, so wird das Gefühl vermittelt die Lage im Griff zu haben. Um auf die Frage zurück zukommen, wie Sie die aktuelle Situation im Griff behalten können; Sie müssen soweit möglich planvoll vorgehen und Struktur geben.

Schauen wir auf die drei – meiner Meinung nach – wichtigsten Themenfelder, so wird schnell klar, Sie müssen im Vorfeld natürlich wissen, um welche Prozesse handelt es sich und wie laufen diese heute ab. Mein liebstes Beispiel ist bei vielen Versorgern die Ratenvereinbarung. Im Hinblick auf die aktuelle Krise und die damit verbundenen steigenden Kosten für den Endverbraucher unterstelle ich eine höhere Anzahl an Ratenvereinbarungen nach der nächsten Abrechnungsphase als es in den vergangenen Jahren üblich war. Es ist unglaublich, durch wie viele Hände bei manch einem Versorger eine Vereinbarung läuft, bevor diese final erstellt, dem Kunden zur Unterschrift vorgelegt wird, um schlussendlich gebucht werden zu können. Wenn der Prozess bei einer Steigerung von 20% wie heute durchgeführt wird, wird die Arbeitsfähigkeit des Teams in Gefahr gebracht. Auch kann bei einer angenommenen Steigerung von Arbeitsvorgängen, diese nicht nur bei einzelnen Personen liegen. D.h. jeder muss Standardaufgaben umsetzen können und Schnittstellen müssen abgestimmt sein. Alle Beteiligten müssen sich also über vorhandenen Kompetenzen, Kenntnisse und Qualifikationen im Team bewusst sein.

Sie als Führungskraft sind der Fels in der Brandung, wie man so schön sagt. Die gerade genannten Aufgaben, einen Notfallplan zu erstellen bzw. sich mit den prozessualen Themen zu beschäftigen, sind in der jetzigen Situation Hygienefaktoren. Die müssen Sie sicherstellen. Noch viel stärker kommt es gerade auf ihre sozialen Kompetenzen an. Neben der veränderten Arbeitsbelastung betrifft die Krise Mitarbeiter:innen individuell. Die Sorge um die Zukunft, Arbeitsplatzsicherheit und vielleicht auch Angst vor dem Krieg oder nach wie vor einer Coronainfektion, wirken sich auf die Handlungsfähigkeit und Stimmung aus. Seien Sie wachsam und sprechen die Kollegen:innen an. Dabei ist es wichtig, dass Sie zuhören und Hilfe nach ihren Möglichkeiten anbieten; fangen Sie den innerlichen Stress und die Angst der Mitarbeiter:in kommunikativ ab. Geben Sie dem/der Mitarbeiter:in immer das Gefühl, dass Sie nicht verurteilen und fragen Sie ganz offen, wie Sie unterstützen können. Was würde gerade helfen , um die Situation zu erleichtern. Öffnet sich ein Teammitglied mit seinen Problemen, dann ist das ein starker Vertrauensbeweis an Sie als Führungskraft, dessen sollten Sie sich bewusst sein. Ich bin fest davon überzeugt, dass Sie von den Antworten überrascht sein werden, denn oftmals starten so kleine Verbesserungs- und Optimierungsprojekte, die das gesamte Team unterstützen.

Nehmen Sie sich also jetzt die Zeit und tauschen sich mit ihrem Team zu den größten Herausforderungen der nächsten Wochen aus und machen sich einen Plan. Sie möchten sich im Zuge der Planung Digitalisierungsunterstützung holen? Schauen Sie mal beim ORGA-MAN rein, neben dem Tool können wir Ihnen - Projekt:Unternehmensberatung - darüber hinaus smarte Checks anbieten, so dass Sie mehr Zeit für ihr Team haben.