Wer viel weiß, ist klar im Vorteil

In der aktuellen Diskussion um mehr Homeoffice, mehr Ortsunabhängigkeit, 4-Tage-Woche, Sabbaticals oder das Recht auf Nichterreichbarkeit usw., liegt der Fokus der Debatte selten darauf, was Unternehmen denn tun müssten, um sich darauf vorzubereiten. Eine spannende Frage auch vor dem Hintergrund, dass sich laut Delphi-Studie „Zukunft der Arbeit“ Unternehmen auf noch flexiblere Arbeitswelten einstellen müssen. Dabei übersteigen die aktuellen Diskussionen bereits manche Vorstellungskraft und machen Angst vor der Zukunft, dem Überleben der Unternehmen. Vieles von dem, was weit weggedacht war, tritt nun früher ein. Und damit nimmt die Digitalisierung von Wissen bzw. die Schaffung digitaler Wissensredundanz eine große Wichtigkeit im unternehmerischen Handeln ein.

Mal kurz bei Kollegen:innen vorbei gehen und nach Informationen fragen? Sich spontan zu einer Projektaufgabe zusammensetzen? Die informellen Gespräche an der Kaffeemaschine? Das alles fällt oft aus, wenn wir nicht mehr wie gewohnt zur selben Zeit am Arbeitsplatz sind. Entsprechend greifen wir viel häufiger zum Smartphone, starten eine Videokonferenz oder recherchieren selbst, probieren uns aus. Selten haben wir die Informationen vor- oder aufbereitet oder wissen, an wen wir uns jetzt wenden können.

Aber wie können sich Unternehmen schon heute besser darauf einstellen und vorbereiten? Wie gelingt es Wissen für die Zukunft zu sichern und optimal zur Verfügung zu stellen? Intelligentes Wissensmanagement und eine moderne Wissenskultur – das sind die Bereiche, die zu aktiven Bestandteilen von Geschäftsprozessmanagement werden müssen.

Nicht nur die oben erwähnten Veränderungen, auch ein Blick ins eigene Unternehmen verrät, wertvolles Fachwissen verlässt in den nächsten Jahren das Unternehmen. Mitarbeiter:innen treten den wohlverdienten Ruhestand an und damit verabschiedet sich neben hohem Fachwissen auch wichtiges Erfahrungswissen.

Wäre das nicht schon ausreichend an Herausforderungen, die neuen Generationen gehen oft neue Wege und binden sich nicht mehr lebenslang an einen Arbeitgeber! Die damit erhöhte Fluktuation erzeugt Wissensverlust. Denn das Wissen ist meist an die Person gebunden und lässt sich weder schnell rekonstruieren noch einkaufen. Auch ein höherer Onboarding-Aufwand ist zu erwarten.

Die Qualität und das zur Verfügung gestellte Wissen der Unternehmen im On-Boarding-Prozess wird sich zu einem Wettbewerbsvorteil herauskristallisieren. Und wir befinden uns schon heute in einem starken Wettbewerb um Talente und Fachpersonal.

Es war schon immer so, wer viel weiß, ist klar im Vorteil! Wenn es Ihnen gelingt, das vorhandene Wissen zu digitalisieren, schaffen Sie sich eine Redundanz und stellen sicher, dass…

• …sich Kollegen:innen problemlos vertreten
• …Mitarbeiter:innen sich schneller einarbeiten
• …Erfahrungen weitergegeben werden,
• …Antworten schneller gefunden werden,
• …wiederkehrende Fehler vermieden werden,
• …Antworten schneller gefunden werden,
• …

Dafür brauchen sie aber vor allem eins: digitale und intuitive Plattformen, um schnell an die richtigen Informationen zu gelangen.

Die Vielfalt des Wissens in einem Unternehmen ist groß. Ihre erste große Herausforderung ist es, die unterschiedlichen Wissenarten zu identifizieren. Wissen, welches Sie zur Verfügung stellen sollten, könnte sein:

• Fachwissen über Produkte, Themen und Prozesse
• Methodenwissen über Vorgehensweisen und Verfahren
• Organisationswissen über die Bereiche
• Wissen aus Projekten, wie z. B. Projektergebnisse
• …

Wie Sie sehen, eine Reihe von Aufgaben, um Wissen für die Zukunft zu sichern und es in der Welt der Digitalisierung intelligent bereitzustellen wartet auf Sie. Die Aufgabe individuelles Wissen in einen kollektiven Wissensschatz transformieren ist ein klarer Wettbewerbsvorteil und zentraler Baustein in der strategischen Ausrichtung eines jeden Unternehmens. Ihnen ist sicher klar, die Aufgabe kann nicht nur aus der Chefetage gesteuert werden und durch Führungskräfte umgesetzt werden. Ganz im Gegenteil. Damit der bestmögliche Umgang mit Wissen gelingen kann, ist ein aktiver Wissenseinsatz erforderlich. Das kann nur mit einer kommunikativen Unternehmensatmosphäre und einem ganzheitlichen Prozessmanagementansatz funktionieren, in der Mitarbeiter:innen ihr Wissen selbst gern weitergeben.

Täglich arbeiten Mitarbeiter:innen in Prozessen und bringen Erfahrungen und Wissen ein. Wissensmanagement steht somit im direkten Zusammenhang mit einzelnen Prozessen. Getrieben von Digitalisierung, Globalisierung und höheren Kundenansprüchen erfordern Prozesse immer schnellere Reaktionen und Anpassungen, was es für Mitarbeiter:innen nicht immer leicht macht.

Indem Sie Ihr Unternehmenswissen mit Prozessen und den damit verbundenen Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Inhalten verknüpfen, lassen sich Unternehmensziele einfacher voranbringen und eine Wissensredundanz aufbauen. Dazu gehört auch, Unternehmensprozesse zu erkennen, zu verstehen und sie zu bewerten. Verabschieden Sie sich jedoch von einer reinen Prozessdokumentation, wie es früher der Fall war und die im schlimmsten Fall als Dokumentationsleiche im Keller landet und nie wieder angesehen wird. Viel wichtiger ist es, eine auf Ihr Unternehmen angepasste Prozessorganisation zu etablieren. Dazu gehört, dass Sie alle notwendigen Prozesse und Aufgaben kennen und diese in der Organisation verorten. Bringen Sie Prozesse und Wissensträger:innen zusammen. So wird es gelingen, den Aufbau, die Verwendung und das Teilen von Wissen zielgerichtet voranzubringen.

Diesen Ansatz verfolgen wir mit dem ORGA-MAN und geben Ihnen Unterstützung bei zentralen Aufgaben, um ihr Wissen zu sichern.

• Experten:innen und Wissensträger:innen erfassen
• Zusammenbringen von Experten:innen
• Motivation zum Wissensaustausch
• Wissen so sichern, verwalten und dokumentieren, dass es sinnvoll genutzt wird
• Schaffung einer zentralen, intuitiven Plattform für den Wissensaustausch
• Intelligente Vernetzung von Wissen
• Wissen mit schnellen Suchfunktionen auffindbar machen
• Verständliche und übersichtliche Aufbereitung von Wissen, Experten:innen erarbeiten die Inhalte und stellen diese zur Verfügung
• Unterstützung einer offenen Wissenskultur